Il Wedding Planner è il professionista che organizza il matrimonio e aiuta la coppia in tutte le fasi della sua buon riuscita, realizzando il loro sogno. La sua figura è fondamentale per chi desidera un matrimonio curato nei minimi dettagli, senza lo stress e il peso di dover provvedere da sé. Non gestisce soltanto i preparativi nuziali, ma trasforma un periodo potenzialmente stressante per la coppia – soprattutto per la sposa – in un percorso emozionante e ben gestito.
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Wedding Planner: cosa fa?
La traduzione letterale è pianificatore di matrimoni, ma il ruolo del Wedding Planner è molto più ampio. Non si limita solo a organizzare, ma agisce come consulente a 360°, gestisce il budget e risolve i problemi ogni volta che si presentano in tutta la durata dell’organizzazione dell’evento. Lo si può intendere quindi come un project nanager, specializzato nell’industria nuziale.
Il piano e la gestione economica e temporale
Questa fase iniziale è la più strategica e definisce il successo dell’intero evento.
Il Wedding Planner aiuta la coppia a ripartire il budget in modo ottimale tra le voci di spesa prevenendo sprechi e sorprese economiche inattese.
Creazione della timeline e delle scadenze. Viene sviluppato un piano operativo dettagliato che copre tutti i mesi di preparazione. La timeline è lo strumento chiave per assicurare che ogni prenotazione, pagamento e decisione avvenga in perfetto orario.
Assistenza burocratica e logistica. Il wedding planner aiuta con la burocrazia, specialmente in casi complicati, come matrimoni religiosi o civili di una certa complessità. O per le coppie straniere (Destination Wedding), che hanno bisogno di conoscere bene le leggi italiane.
Ricerca, selezione e gestione dei fornitori
Il Wedding Planner mette a disposizione la sua rete professionale di fornitori testati e di alta qualità.
Propone e seleziona le location in linea con lo stile e il budget, adattandole con gli invitati e al tipo di allestimento che la coppia desidera.
Ricerca, contatta e negozia con tutti i professionisti necessari (catering, fotografo, fiorista, musicisti, noleggi…), sfruttando il proprio potere contrattuale per ottenere le migliori condizioni. Presenta alla coppia solo i professionisti affidabili.
Contrattazione e monitoraggio: esamina i contratti per assicurarsi che siano chiari e conformi agli accordi presi. Mantiene un monitoraggio costante delle fatture e dei pagamenti per una gestione finanziaria trasparente.
Design, stile e progettazione estetica
Il Wedding Planner è il designer che fa prendere vita i sogni della coppia.
Definisce, insieme agli sposi, lo stile, il tema e la palette di colori del matrimonio. In questo modo definisce un mood board che servirà ai fornitori.
Si occupa del progetto scenografico e dell’immagine complessiva: dagli allestimenti floreali, alle decorazioni luminose, fino alla scelta dei materiali e dei complementi d’arredo.
Inoltre è attento a tutti gli elementi stampati. Dagli inviti ai menù, dai segni di posto al tableau de mariage, assicurando che tutto sia perfettamente in linea con il tema del matrimonio.
Il regista del giorno delle nozze
Il giorno dell’evento, la figura si trasforma da Wedding Planner a Wedding Coordinator, assumendo la piena regia dell’evento.
Coordina tutti i fornitori in loco (catering, musicisti, dj, fotografo, ecc.) gestendo arrivi, allestimenti e tempistiche.
Supervisiona la messa in opera degli allestimenti, la disposizione dei tavoli e assicura il rispetto rigoroso della scaletta della giornata.
Il Wedding Planner gestisce ogni cosa. Controlla l’orario, risolve subito gli imprevisti o le criticità e fa in modo che gli sposi si godano la giornata senza stress.
Quali sono i requisiti, e come iniziare la carriera di Wedding Planner?
La professione del Wedding Planner richiede un mix unico di creatività, rigore e spiccate doti umane.
Oltre alla creatività e alla capacità di organizzare, sono fondamentali la flessibilità, un forte problem solving, l’empatia, ottime capacità di comunicare e di networking.
Sebbene in Italia non esista un albo professionale, l’investimento in corsi professionali è altamente consigliato. Questi forniscono competenze tecniche di event management, marketing, budgeting e wedding design che fanno la differenza.
Fare esperienza è cruciale. Si può iniziare come assistente per un professionista, in modo da poter entrare nel vivo degli eventi. Costruire un portfolio personale è necessario per creare una solida rete di contatti.
Per diventare wedding planner, puoi aprire una partita IVA. Oppure avviare un’attività tua e iscriverti alla Camera di Commercio.
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